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秘书最重要的职能是什么上传下达 |
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2006-8-5 2:14:21 |
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秘书最重要的职能是上传下达。因为各种条件和因素的限制，老板和员工之间往往不能很好地沟通和了解，有时候一点点小误会也会严重影响团队之间的关系甚至公司的运作。这时候秘书应该及时沟通，动之以情，晓之以理，把事情说清楚。一个好的秘书，不仅给老板的工作带来轻松，也是公司的形象的重要代表之一。 陪同领导出访注意事项 1、陪同 在许多时候，秘书需陪同领导出访客户。在这个时候，领导和秘书的配合程度直接关系到公司的形象，作好陪同是对秘书的基本的要求。比如有重要的契约或接受订货时，必须与领导同行，这时一般有两种情况要注意： 第一种是客户和领导有直接的关系。这时作为秘书应该站在辅助的地位，和客户初次见面时应该亲切地寒暄，并且作适当的自我介绍，第一次就要给对方留下一个印象。在整个谈话过程中，要不卑不亢，给人以良好的感觉。 当客户和领导谈话时，陪同的秘书应该细心地倾听。如果对方有问题问你，你要直接或间接地征询领导的意见，然后给对方以满意的回答。 谈判过程中，如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈，你就要适时地从中打圆场。 在商谈结束时，无论成交还是不成交，都不要被当时的气氛所影响，应尽宾主之仪，亲切地道别，不要让对方有这样的评价："这个公司上下怎么一点礼貌都懂。"或是："这个公司领导还不错，可用人不太精明，怎么选了这么不懂礼貌的陪同。" 2、引见 还有一种情况是请领导访问自己所熟悉的客户。这时首先要注意的是前面已讲过的不要"越位"，应该将自己立于领导和客户之间的中间人立场，使领导有许多讲话的机会。 在领导与客户商谈时，应该注意领导的谈判技巧和应对方式，并且要充分掌握气氛。气氛过"热"时，适当地"降温"，如，"来，大家先喝杯茶"。气氛过"冷"时，不时地"加温"，可以说"这茶不错，你们认为呢？"这样适度地转移话题，解除尴尬，才不失为中间人的身份。 当然这时也不能一味地骑墙，毕竟商谈是为了本公司的利益。因此，你要不太显露地为本公司出力。比如当领导谈判时进一步向对方提问时，你可以若无其事地推动；当你认为领导谈判的内容不当或有必要进行更正时，应该很在默契地助领导一臂之力。但是，在这种情况下，因为你同客户也是旧相识，因为，不要过多地同领导联系以求占得上风。因为这样会使对方提高警惕，产生戒备心理，对双方的相互沟通无益。况且，有领导在场，你也大可不必过多地参与商谈的主要内容，领导心中自然是有数的。 在陪同领导访问客户时，你这样配合他们，尊重他们，不仅能增进上下级的关系，在客户眼中看来，则是认为你是一个应对得体的好"幕僚"，从而提高公司的信誉。 领导走后你应该做什么 领导出差之后，秘书不要以为自己没有什么事做了，让自己放松放松。秘书应当把领导出差这段时间当做一个自学的好机会，平时自己觉得哪些工作不太熟练，哪些方面的知识还比较欠缺，过去没有时间自学，那么，就应该抓住这个机会充实自己。 1、领导遗漏的东西 给领导送站回来后，突然发现办公室桌上还有一份文件，是明天领导和对方签订协议时用的。在这时，千万不能惊慌失措，一定要想办法把它给领导送去。一是用传真机传送过去，因为传真机现在已开始普遍使用；二是航空特快专递。将东西寄出动后，还必须给对方打个电话，告诉领导东西已经寄出。 2、电话的处理 在领导出差期间，如果有客人来电话找领导，秘书就要认真做好电话记录，把电话的时间和内容记录下来。如果事情比较重要的话，领导回来时，在接站的时候汇报：如果不急，就待领导上班后再说。 有时公司出了急事，要立即向领导汇报，可这时领导正在开会或客户会谈，电话怎么也找不到，这时可以把电话打到旅馆，请对方接电话的人写个纸条，让领导晚上回旅馆后再等自己的电话或者给自己家里来个电话。当然如果事情不是很保密的话，也可以把事情的大致情况告诉接电话的人，请他直接转告领导。 3、领导回来的时候 领导出差回来的时候，秘书一般都要到车站或机场去接。秘书接站不单纯是因为领导出差劳累帮领导搬搬东西，更重要的是及时向领导汇报，因为领导肯定急于想知道他自己不在公司期间所发生的一切，特别是他自己在出差之前悬而未决的一些问题的处理结果。但是，在这个时候不能给领导说得太多，使他有大雨倾盆之感。有些重要的事情不是三言两语说得清的，对于这些事情可以写个提纲。如果领导想急于知道详细的话，可以把提纲递给领导看。 如果在那边是自己的分公司为领导送站的话，只要打个电话告诉他们领导已经平安到家就行了；如果是客户为领导送站的话，那么，在电话里还要向对方表示感谢。 如何处理找领导的电话 1、若熟人找领导且领导在的话，就立即转告，让领导接电话。当需要把电话转给领导时，在传达电话前，要清楚表达“xx公司xx先生打来的电话”，同时，要把从对方得到的消息，简洁、迅速地传给领导，以免对方再重复一次，同时让你的领导有个思想准备。 2、若是领导不愿接的电话，对于需要搪塞的场合，则应灵活应付，恰当地把握讲话的分寸，按领导意图妥善处理；有时需要机智巧妙，避免给领导接通他所不想接的电话，秘书有责任使领导避开浪费时间的、不必要的电话，有责任辨别领导乐于和哪些人通电话，并应通晓如何巧妙地对待他人。如说：“对不起，先生。xx领导刚离开办公室。”或：“我不知何时能找到他。” 3、若领导正忙或已出差无法接电话时，可让对方留话，表示会主动联系。 4、若对方要求找其他人通话时，应马上帮助传达。 5、若对方要找的人不在时，应温和地转告对方，并可主动提出是否需要帮助，是否可找别人讲话以及对方的电话号码等，以便再与其联络，绝不要简单答“他不在”，这样会显得鲁莽而无礼。要是对方有留言，必须确实记住留言内容：（1）何时何人来的电话？（2）有何要事？（3）需要回电话吗？（4）回电话的对象是谁，如何称呼？（5）是否再打过来？（6）对方电话号码等等。记完后要复述一遍，并告其请放心，一定转告，然后把留言条放到留言对象的桌上，以便他回来的时能看到。 独立懂事的责任与权力 独立董事并非是站在中小股东立场来与大股东叫板，它的作用是客观公正的态度保持中立，不是对某一方股东负责，而是对公司股东整体利益负责。独立懂事的投票表决权不受任何一方股东的影响，并且直对自己的表决负全部责任。 当股东各方意见对立，表决结果不相上下时，独立董事这一票具有最终决定意义。另外，凡涉及公司关联交易，必须要有独立董事全体表决同意，否则其他股东人再多，代表股权再多也没用。 和公司董事一样，独立董事也拥有完全的知情权，有权调阅企业资料，有权过问企业运作，并且定期参加董事会议和股东大会。 独立懂事的津贴应该与独立董事付出的工作量以及承担的责任成正比。 | ||||||||
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